Privacy- en cookieverklaring

1. Wie zijn wij?

Deze website is van VZW Smiley Toys, maatschappelijke zetel Tulpenstraat 49, 2223 Schriek, ondernemingsnummer 1014.593.967, RPR Antwerpen, afdeling Mechelen. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Vragen? Mail naar info@vzwsmileytoys.be.

2. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Als je online een gift doet

We vragen je naam, je e-mailadres, het bedrag, of je eenmalig of maandelijks geeft en eventueel een boodschap. We gebruiken die gegevens om je gift te verwerken, je te bedanken en een maandelijkse gift te beheren.

De betaling zelf gebeurt via Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland). Je kaart- of bankgegevens geef je in op de beveiligde pagina van Mollie; wij krijgen die nooit te zien. Lees ook de privacyverklaring van Mollie. Rechtsgrond: de uitvoering van je gift, en onze boekhoudkundige verplichtingen.

Als je overschrijft naar onze rekening

We zien je naam, je rekeningnummer en de mededeling op onze rekeninguittreksels. Die gebruiken we voor onze boekhouding. Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Als je een verjaardagspakket aanvraagt

Het aanvraagformulier op deze website vraagt je contactgegevens, de voornaam en geboortedatum van de jarige, waar het kind van houdt, een korte uitleg over de situatie van het gezin, het leveradres en, als je dat zo kiest, een foto van een bewijsje of de gegevens van een contactpersoon. We gebruiken die gegevens alleen om het pakket samen te stellen en te bezorgen, en om misbruik te voorkomen. Rechtsgrond: je toestemming en ons gerechtvaardigd belang om de hulp eerlijk te verdelen.

We weten dat dit gevoelige informatie is. Daarom:

• wordt je aanvraag versleuteld opgeslagen, met een sleutel die alleen de verantwoordelijke van onze vzw kan openen. Zonder die sleutel is de aanvraag onleesbaar, ook voor onze hostingpartner Cloudflare;
• verwijderen we locatiegegevens uit foto's die je toevoegt;
• wissen we een bewijsstuk zodra het pakket verstuurd is of de aanvraag afgewezen werd;
• staan er geen gegevens over je aanvraag in e-mails: we krijgen alleen een melding dat er een nieuwe aanvraag is;
• ziet een vrijwilliger die een pakket mee samenstelt alleen de pakketfiche (de voornaam, de verjaardag, de wensen en waar het pakket naartoe gaat), nooit de uitleg over je situatie of je bewijs. Vrijwilligers gaan daar vertrouwelijk mee om;
• geven we voor de verzending alleen de naam en het adres op het pakket door aan PostNL. Kies je voor afhalen bij het OCMW van Heist-op-den-Berg, dan weet het OCMW dat er een pakket voor jullie klaarstaat.

Als je ons een bericht stuurt

Via het contactformulier of per mail vragen we je naam, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en je bericht. We gebruiken die alleen om je te antwoorden. Berichten via het formulier worden naar onze mailbox verstuurd via de e-maildienst Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk). Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden.

Als je je inschrijft op de nieuwsbrief

We bewaren je e-mailadres (en je naam als je die opgeeft) bij Brevo om je af en toe nieuws te sturen. Je kan je op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke nieuwsbrief. Rechtsgrond: je toestemming.

Instagram-video's op de website

We tonen onze nieuwste Instagram-video's op de website. De voorbeeldbeelden lopen via onze eigen server, zodat je browser niets van Instagram laadt zolang je niet op een video klikt. Klik je op een video om ze af te spelen, dan wordt ze geladen van de servers van Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.), die daarbij onder meer je IP-adres te zien krijgen.

3. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen ze alleen met dienstverleners die ons helpen, en alleen voor zover nodig: Mollie (betalingen), onze bank, Brevo (e-mail en nieuwsbrief), PostNL (verzending van pakketten) en Cloudflare (hosting van deze website en de versleutelde opslag van aanvragen).

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Gegevens over giften: zolang dat wettelijk verplicht is voor onze boekhouding.
• Aanvragen voor een verjaardagspakket: bewijsstukken tot het pakket verstuurd is (of de aanvraag afgewezen werd); de aanvraag zelf tot 12 maanden daarna, zodat we dubbele aanvragen kunnen herkennen. Daarna wordt ze automatisch gewist. Aanvragen die nooit afgehandeld werden, verdwijnen uiterlijk na 24 maanden.
• Berichten via het contactformulier of per mail: zolang nodig om je vraag af te handelen.
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft.

5. Cookies

Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies, daarom zie je ook geen cookiebanner. We bewaren hooguit enkele technische gegevens in je browser zodat de site goed werkt. Bezoekersstatistieken, als we die gebruiken, zijn anoniem en werken zonder cookies.

YouTube- en Instagram-video's laden pas als je zelf op “afspelen” klikt. De betaalpagina van Mollie gebruikt zijn eigen, noodzakelijke cookies.

6. Beveiliging

De website werkt altijd via een beveiligde verbinding (https). Aanvragen voor een verjaardagspakket worden versleuteld bewaard en kunnen alleen gelezen worden door de verantwoordelijke van onze vzw, na aanmelden én ontgrendelen met een persoonlijke sleutel. Toegang tot gegevens van giften is beperkt tot de mensen van onze vzw die ze nodig hebben.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te beperken, je gegevens over te dragen en bezwaar te maken. Heb je toestemming gegeven, dan kan je die altijd intrekken. Stuur daarvoor een mail naar info@vzwsmileytoys.be. We antwoorden binnen de maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we met een nieuwe dienst gaan werken. De datum bovenaan toont wanneer ze het laatst werd bijgewerkt.